Quatre offres pour un lot, rendues comparables
Exemple d'un projet de logements de douze unités. Lot: fenêtres et portes extérieures, CFC 221. Quatre offres sont arrivées en PDF, dans quatre structures différentes. Elles sont lues, rapportées ligne par ligne au devis estimatif et mises face à face. Ce qui compte n'est pas le total, mais ce que chaque total contient et ne contient pas.
Tous les montants en CHF. Les compléments sont la valeur des positions qu'une entreprise a omises, chiffrées au devis, pour que la dernière colonne compare le même bâtiment.
| Position | Devis CHF | Entreprise A CHF | Entreprise B CHF | Entreprise C CHF | Entreprise D CHF |
|---|---|---|---|---|---|
| 221.1 Fenêtres bois-métal, 96 pièces | 268'000 | 259'300 | 271'500 | 248'900 | 264'100 |
| 221.2 Portes extérieures, 14 pièces | 52'000 | 50'400 | 53'800 | 49'100 | 51'600 |
| 221.3 Protection solaire, stores extérieurs | 58'000 | 57'100 | 0 non offert | 56'200 | 57'900 |
| 221.4 Tablettes et raccords en tôle | 19'000 | 18'700 | 19'400 | 0 exclu | 18'900 |
| 221.5 Pose, étanchéité, évacuation | 15'000 | 11'300 | 14'900 | 25'200 forfait | 14'400 |
| Total tel qu'offert | 412'000 | 396'800 | 359'600 | 379'400 | 406'900 |
| Complément pour périmètre manquant | - | 0 | +58'000 | +19'000 | 0 |
| Total comparable, périmètre égal | 412'000 | 396'800 | 417'600 | 398'400 | 406'900 |
Ce que la lecture a trouvé
Prêt pour l'entretien avant l'adjudication
Par entreprise, ce qu'il faut clarifier, dans l'ordre où vous le demanderiez. Comparer proprement, pas presser.
- Chiffrer la protection solaire, ou confirmer par écrit qu'elle est exclue et qui la prend en charge.
- Confirmer ce que couvre «par des tiers» pour les tablettes, et obtenir le détail du forfait pour que le décompte final soit vérifiable.
- Délai de livraison de quatorze semaines au lieu des dix de l'appel d'offres. Demander si dix sont possibles et à quel prix.
- Rien en suspens. Prête pour l'adjudication.
Rien n'est envoyé d'ici. Le comparatif, les questions et la recommandation d'adjudication sont préparés; l'entretien, la négociation et la décision restent les vôtres.
Une facture d'entreprise, contrôlée avant de vous parvenir
La facture d'acompte 4 du fenêtrier est arrivée par e-mail ce matin. Elle est lue, classée dans le dossier du projet et contrôlée contre le contrat d'entreprise, le plan de paiement, la liste des avenants et l'avancement réel du chantier. Ce qui vous parvient, ce sont les quatre points qui ne concordaient pas, chacun avec sa raison et son document source.
Les quatre constats
Tout ce qui est contrôlé est consigné, y compris ce qui concordait. Le journal rend le contrôle défendable six mois plus tard.
Votre décision
Le contrôle est préparé. Le libérer est le travail d'une personne, et c'est le vôtre. Libérez-le ici et voyez le suivi des coûts bouger dans l'onglet suivant.
Recommandation: libérer CHF 103'785, contester CHF 2'280 auprès de l'entreprise, retenir CHF 11'785 en garantie, corriger le total de CHF 550.
Libéré. Le suivi des coûts est à jour et le journal porte l'entrée. En situation réelle, le fichier de paiement serait maintenant prêt pour votre banque, et c'est toujours vous qui signeriez.
La demande de clarification, rédigée pour vous
La contestation ne devient pas un e-mail que vous devez écrire. Il est rédigé à partir du constat, avec vos mots, avec le chiffre du contrat et le rapport de chantier sur lesquels il repose. Le système n'envoie rien: le brouillon est dans vos brouillons, vous changez ce que vous voulez, et il part de votre propre boîte.
- À
- m.keller@entreprise-a.example
- Cc
- direction-travaux@votre-bureau.example
- Objet
- Projet de logements, douze unités · CFC 221 fenêtres et portes extérieures · facture d'acompte 4
Monsieur,
Merci pour votre facture d'acompte 4 du 28 août, de CHF 118'400. Nous l'avons contrôlée contre le contrat d'entreprise, le plan de paiement, la liste des avenants et le rapport de chantier de la semaine dernière. Trois points sont à régler, et aucun ne retient le reste du paiement.
- Position 221.3, avancement en avance sur le rapport de chantier. La position est facturée à quatre-vingt-dix pour cent. Le rapport de chantier de la semaine dernière indique les stores extérieurs posés sur deux des quatre façades. Pouvez-vous nous confirmer l'avancement facturé et les façades concernées? Dans l'intervalle, nous avons contesté CHF 2'280. Ce n'est pas une déduction: le montant est libéré avec la prochaine facture dès que l'avancement est confirmé.
- Retenue de garantie, chiffre 8.2. Le contrat d'entreprise prévoit dix pour cent de retenue jusqu'au décompte final, et elle n'est pas déduite sur cette facture. Nous avons déduit CHF 11'785, dix pour cent du montant reconnu ci-dessous. Elle est retenue, non perdue, et libérée avec le décompte final contre votre garantie.
- Total. La somme des positions est de CHF 550 inférieure au total de la facture. Nous avons retenu les positions comme correctes et reconnu CHF 117'850. Merci de corriger le total sur votre prochaine facture.
Nous libérons donc CHF 103'785 pour paiement dans le délai contractuel. L'avenant pour les deux fenêtres de toit supplémentaires est inclus au prix convenu et n'est pas en question.
Meilleures salutations
La direction des travaux
Le suivi des coûts, état ce matin
Votre propre structure, pas la nôtre. Il bouge quand une facture est libérée; c'est pourquoi le chiffre que vous donnez au maître d'ouvrage au téléphone est juste au moment où vous le dites. Libérez la facture dans l'onglet précédent et la ligne des fenêtres bouge dans quatre colonnes à la fois: facturé, retenu, contesté et réellement payé. Un franc facturé a exactement ces trois destinations, la ligne reste donc juste après la libération: facturé moins retenue moins contesté égale payé.
Tous les montants en CHF. Facturé est ce que l'entreprise a facturé et que vous avez reconnu. Un montant facturé est retenu, contesté ou payé, et rien d'autre; facturé moins retenue moins contesté égale donc payé, sur chaque ligne et sur le total, dans les deux états de ce tableau. La retenue de garantie est ce que le contrat vous permet de garder jusqu'au décompte final: dix pour cent du montant reconnu sur chaque lot en cours, arrondi au centime. C'est un travail facturé qui n'est pas encore payable, pas un dépassement. Contesté est un travail facturé que les justificatifs ne portent pas encore: ni retenu ni payé tant que la question n'est pas réglée, et visible sur le lot au lieu d'être passé en perte. Payé est ce qui a quitté le compte. Les deux lots terminés ne portent plus de retenue, car leurs décomptes finaux sont réglés et elle a été libérée. La réserve est un bloc à part et n'est jamais compensée avec un lot, car une réserve qui absorbe en silence un dépassement le rend invisible jusqu'au décompte final.
| CFC | Devis CHF | Adjugé CHF | Facturé CHF | Retenue CHF | Contesté CHF | Payé CHF | Écart CHF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 112 Démolition | 96'000 | 91'400 | 91'400 | 0 | 0 | 91'400 | +4'600 |
| 201 Fouilles en pleine masse | 284'000 | 279'600 | 279'600 | 0 | 0 | 279'600 | +4'400 |
| 211 Travaux de l'entreprise de maçonnerie | 1'940'000 | 1'928'700 | 1'720'000 | 172'000 | 0 | 1'548'000 | +11'300 |
| 221 Fenêtres, portes extérieures | 412'000 | 396'800 | 156'000 | 15'600 | 0 | 140'400 | +15'200 |
| 230 Installations électriques | 386'000 | 391'200 | 223'000 | 22'300 | 0 | 200'700 | −5'200 |
| 240 Chauffage, ventilation | 452'000 | 449'800 | 209'000 | 20'900 | 0 | 188'100 | +2'200 |
| 250 Installations sanitaires | 298'000 | 295'000 | 142'000 | 14'200 | 0 | 127'800 | +3'000 |
| 271 Plâtrerie | 214'000 | 216'900 | 0 | 0 | 0 | 0 | −2'900 |
| 281 Revêtements de sol | 268'000 | 264'000 | 0 | 0 | 0 | 0 | +4'000 |
| Autres lots, pas encore adjugés | 364'000 | - | 0 | 0 | 0 | 0 | - |
| Réserve | 146'000 | - | 0 | 0 | 0 | 0 | - |
| Total | 4'860'000 | 4'313'400 | 2'821'000 | 245'000 | 0 | 2'576'000 | +36'600 |
Chaque chiffre de ce tableau remonte au document dont il vient: l'adjudication, le contrat, la facture, la libération. Le calcul reste dans le tableur, pour que chacun puisse le refaire sans avoir été là quand il a été construit.
Deux images du même tableau
Aucun des deux graphiques ne porte un chiffre absent du tableau. Ils existent parce que les deux questions qu'un maître d'ouvrage pose au téléphone trouvent leur réponse plus vite dans une forme que dans une ligne: où en sommes-nous avec l'argent, et un lot est-il adjugé au-dessus du budget. Chaque barre porte son montant, les graphiques se lisent donc de la même façon en niveaux de gris, imprimés et avec un lecteur d'écran.
Où en est l'argent, par rapport au devis
La barre entière est le devis approuvé de CHF 4'860'000. Elle bouge quand vous libérez la facture dans l'onglet précédent.
Retenu est la retenue de garantie plus tout ce qui est contesté. C'est un travail facturé qui n'est pas encore payable; il se place donc entre payé et pas encore facturé.
Adjugé par rapport au budget, par lot
La barre est le montant adjugé du lot, la marque verticale son budget; une barre qui dépasse sa marque est un lot adjugé au-dessus du budget. Neuf lots sont adjugés; le reste du devis n'est pas encore adjugé et n'a pas de barre.
Deux lots sont au-dessus du budget, l'électricité et la plâtrerie, et les autres adjudications les compensent: le total adjugé est de CHF 4'313'400 pour CHF 4'350'000 budgétés sur les mêmes neuf lots, soit les CHF 36'600 en dessous que montre le tableau. La réserve est intacte et n'est compensée avec aucun lot.
Ce qui a été fait, quand et par qui
Le journal rend l'ensemble défendable, pas seulement rapide. Chaque entrée renvoie au fichier dans votre propre dossier cloud. Un nom à côté d'une entrée signifie qu'une personne l'a faite.
- Système a lu la facture d'acompte 4 du fenêtrier dans la boîte mail du projet et l'a classée sous Projet / 04 Factures / CFC 221.
- Système l'a contrôlée contre le contrat d'entreprise, le plan de paiement, la liste des avenants et le dernier rapport de chantier. Quatre constats, dont un positif.
- Système a demandé au lieu de supposer: l'avancement de la position 221.3 ne pouvait être justifié par aucun rapport de chantier, il est donc contesté, pas déduit.
- Système a terminé le comparatif de quatre offres pour le CFC 221 et préparé la liste de clarifications par entreprise.
- La cheffe de projet a confirmé la recommandation d'adjudication pour le CFC 221 et demandé d'aborder le délai de livraison avec l'entreprise D.