Vier Offerten für ein Gewerk, vergleichbar gemacht
Beispiel einer Wohnüberbauung mit zwölf Einheiten. Gewerk: Fenster und Aussentüren, BKP 221. Vier Offerten kamen als PDF in vier verschiedenen Aufbauten. Sie werden gelesen, Zeile für Zeile auf den Kostenvoranschlag gelegt und einander gegenübergestellt. Entscheidend ist nicht das Total, sondern was jedes Total enthält und was nicht.
Alle Beträge in CHF. Die Zuschläge sind der Wert der Positionen, die ein Unternehmer weggelassen hat, zum Kostenvoranschlag bewertet, damit die letzte Spalte dasselbe Gebäude vergleicht.
| Position | KV CHF | Unternehmer A CHF | Unternehmer B CHF | Unternehmer C CHF | Unternehmer D CHF |
|---|---|---|---|---|---|
| 221.1 Fenster Holz-Metall, 96 Stück | 268'000 | 259'300 | 271'500 | 248'900 | 264'100 |
| 221.2 Aussentüren, 14 Stück | 52'000 | 50'400 | 53'800 | 49'100 | 51'600 |
| 221.3 Sonnenschutz, Aussenstoren | 58'000 | 57'100 | 0 nicht offeriert | 56'200 | 57'900 |
| 221.4 Fensterbänke und Anschlussbleche | 19'000 | 18'700 | 19'400 | 0 ausgeschlossen | 18'900 |
| 221.5 Montage, Abdichtung, Entsorgung | 15'000 | 11'300 | 14'900 | 25'200 Pauschale | 14'400 |
| Total wie offeriert | 412'000 | 396'800 | 359'600 | 379'400 | 406'900 |
| Zuschlag für fehlenden Umfang | - | 0 | +58'000 | +19'000 | 0 |
| Vergleichbares Total, gleicher Umfang | 412'000 | 396'800 | 417'600 | 398'400 | 406'900 |
Was das Lesen gefunden hat
Bereit für das Gespräch vor der Vergabe
Je Unternehmer, was zu klären ist, in der Reihenfolge, in der Sie fragen würden. Sauber vergleichen, nicht drücken.
- Den Sonnenschutz preisen, oder schriftlich bestätigen, dass er fehlt und wer ihn trägt.
- Bestätigen, was «durch Dritte» bei den Fensterbänken umfasst, und die Pauschale aufteilen lassen, damit die Schlussabrechnung prüfbar ist.
- Lieferfrist vierzehn Wochen statt der zehn aus der Ausschreibung. Fragen, ob zehn möglich sind und zu welchem Preis.
- Nichts offen. Vergabereif.
Von hier wird nichts versendet. Vergleich, Fragen und Vergabeempfehlung sind vorbereitet; Gespräch, Verhandlung und Entscheid bleiben bei Ihnen.
Eine Unternehmerrechnung, geprüft, bevor sie bei Ihnen ankommt
Akontorechnung 4 des Fensterbauers kam heute Morgen per E-Mail. Sie wird gelesen, im Projektordner abgelegt und gegen Werkvertrag, Zahlungsplan, Nachtragsliste und den tatsächlichen Baufortschritt geprüft. Zu Ihnen kommen die vier Punkte, die nicht stimmten, je mit Grund und Quelldokument.
Die vier Befunde
Alles Geprüfte wird festgehalten, auch was stimmte. Das Journal macht die Prüfung auch sechs Monate später belastbar.
Ihr Entscheid
Die Prüfung ist vorbereitet. Freigeben ist die Aufgabe einer Person, und zwar Ihre. Geben Sie hier frei und sehen Sie, wie sich die Kostenkontrolle im nächsten Menüpunkt bewegt.
Empfehlung: CHF 103'785 freigeben, CHF 2'280 beim Unternehmer beanstanden, CHF 11'785 als Rückbehalt einbehalten, das Total um CHF 550 korrigieren.
Freigegeben. Die Kostenkontrolle ist nachgeführt, das Journal hat den Eintrag. Im echten Betrieb wäre jetzt die Zahlungsdatei für Ihre Bank vorbereitet, und unterschreiben würden immer noch Sie.
Die Rückfrage, für Sie entworfen
Aus der Beanstandung wird keine E-Mail, die Sie schreiben müssen. Sie wird aus dem Befund entworfen, in Ihren Worten, mit der Vertragsziffer und dem Baustellenrapport, auf denen sie beruht. Das System sendet nichts: Der Entwurf liegt in Ihren Entwürfen, Sie ändern, was Sie wollen, und er geht aus Ihrem eigenen Postfach.
- An
- m.keller@unternehmer-a.example
- Cc
- bauleitung@ihr-buero.example
- Betreff
- Wohnüberbauung, zwölf Einheiten · BKP 221 Fenster und Aussentüren · Akontorechnung 4
Sehr geehrter Herr Keller
Danke für Ihre Akontorechnung 4 vom 28. August über CHF 118'400. Wir haben sie gegen Werkvertrag, Zahlungsplan, Nachtragsliste und den Baustellenrapport der letzten Woche geprüft. Drei Punkte sind zu klären, und keiner davon hält die übrige Zahlung auf.
- Position 221.3, Fortschritt weiter als im Baustellenrapport. Die Position ist zu neunzig Prozent fertig verrechnet. Der Baustellenrapport der letzten Woche hält die Aussenstoren an zwei der vier Fassaden fest. Können Sie uns den verrechneten Fortschritt und die betroffenen Fassaden bestätigen? Bis dahin haben wir CHF 2'280 beanstandet. Das ist kein Abzug: Der Betrag wird mit der nächsten Rechnung freigegeben, sobald der Fortschritt bestätigt ist.
- Rückbehalt, Ziffer 8.2. Der Werkvertrag sieht zehn Prozent Rückbehalt bis zur Schlussabrechnung vor, und er ist auf dieser Rechnung nicht abgezogen. Wir haben CHF 11'785 abgezogen, zehn Prozent des unten anerkannten Betrags. Er ist zurückbehalten, nicht verloren, und wird mit der Schlussabrechnung gegen Ihre Garantieleistung freigegeben.
- Total. Die Summe der Positionen liegt CHF 550 unter dem Rechnungstotal. Wir haben die Positionen als richtig übernommen und CHF 117'850 anerkannt. Bitte korrigieren Sie das Total auf Ihrer nächsten Rechnung.
Wir geben deshalb CHF 103'785 zur Zahlung innerhalb der vertraglichen Frist frei. Der Nachtrag für die zwei zusätzlichen Dachfenster ist zum vereinbarten Preis enthalten und steht nicht zur Diskussion.
Freundliche Grüsse
Die Bauleitung
Die Kostenkontrolle, Stand heute Morgen
Ihre eigene Struktur, nicht unsere. Sie bewegt sich, wenn eine Rechnung freigegeben wird; darum stimmt die Zahl, die Sie der Bauherrschaft am Telefon nennen, in dem Moment, in dem Sie sie nennen. Geben Sie die Rechnung im vorherigen Menüpunkt frei, und die Fensterzeile bewegt sich in vier Spalten zugleich: verrechnet, zurückbehalten, beanstandet und tatsächlich bezahlt. Ein verrechneter Franken hat genau diese drei Ziele, darum geht die Zeile auch nach der Freigabe auf: verrechnet minus Rückbehalt minus beanstandet ergibt bezahlt.
Alle Beträge in CHF. Verrechnet ist, was der Unternehmer in Rechnung gestellt und Sie anerkannt haben. Ein verrechneter Betrag wird zurückbehalten, beanstandet oder bezahlt, und sonst nichts; darum gilt verrechnet minus Rückbehalt minus beanstandet gleich bezahlt, auf jeder Zeile und im Total, in beiden Zuständen dieser Tabelle. Der Rückbehalt ist, was der Werkvertrag Sie bis zur Schlussabrechnung einbehalten lässt: zehn Prozent des anerkannten Betrags auf jedem laufenden Gewerk, auf den Rappen gerundet. Er ist verrechnete Arbeit, die noch nicht zahlbar ist, und keine Überschreitung. Beanstandet ist verrechnete Arbeit, die der Nachweis noch nicht trägt: weder zurückbehalten noch bezahlt, bis die Frage geklärt ist, und beim Gewerk sichtbar statt still abgeschrieben. Bezahlt ist, was das Konto verlassen hat. Die zwei abgeschlossenen Gewerke tragen keinen Rückbehalt mehr, weil ihre Schlussabrechnungen erledigt und er freigegeben ist. Die Reserve ist ein eigener Block und wird nie mit einem Gewerk verrechnet, denn eine Reserve, die still eine Überschreitung schluckt, macht diese erst in der Schlussabrechnung sichtbar.
| BKP | KV CHF | Vergeben CHF | Verrechnet CHF | Rückbehalt CHF | Beanstandet CHF | Bezahlt CHF | Differenz CHF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 112 Abbrüche | 96'000 | 91'400 | 91'400 | 0 | 0 | 91'400 | +4'600 |
| 201 Baugrubenaushub | 284'000 | 279'600 | 279'600 | 0 | 0 | 279'600 | +4'400 |
| 211 Baumeisterarbeiten | 1'940'000 | 1'928'700 | 1'720'000 | 172'000 | 0 | 1'548'000 | +11'300 |
| 221 Fenster, Aussentüren | 412'000 | 396'800 | 156'000 | 15'600 | 0 | 140'400 | +15'200 |
| 230 Elektroanlagen | 386'000 | 391'200 | 223'000 | 22'300 | 0 | 200'700 | −5'200 |
| 240 Heizung, Lüftung | 452'000 | 449'800 | 209'000 | 20'900 | 0 | 188'100 | +2'200 |
| 250 Sanitäranlagen | 298'000 | 295'000 | 142'000 | 14'200 | 0 | 127'800 | +3'000 |
| 271 Gipserarbeiten | 214'000 | 216'900 | 0 | 0 | 0 | 0 | −2'900 |
| 281 Bodenbeläge | 268'000 | 264'000 | 0 | 0 | 0 | 0 | +4'000 |
| Übrige Gewerke, noch nicht vergeben | 364'000 | - | 0 | 0 | 0 | 0 | - |
| Reserve | 146'000 | - | 0 | 0 | 0 | 0 | - |
| Total | 4'860'000 | 4'313'400 | 2'821'000 | 245'000 | 0 | 2'576'000 | +36'600 |
Jede Zahl dieser Tabelle lässt sich bis zu ihrem Dokument zurückverfolgen: Vergabe, Vertrag, Rechnung, Freigabe. Gerechnet wird in der Tabellenkalkulation, damit es jeder nachrechnen kann, ohne beim Aufbau dabei gewesen zu sein.
Zwei Bilder derselben Tabelle
Keine der zwei Grafiken zeigt eine Zahl, die nicht in der Tabelle steht. Es gibt sie, weil die zwei Fragen, die eine Bauherrschaft am Telefon stellt, schneller mit einer Form beantwortet sind als mit einer Zeile: wie weit sind wir mit dem Geld, und ist etwas über Budget vergeben. Jeder Balken trägt seinen Betrag, darum lesen sich die Grafiken auch in Graustufen, ausgedruckt und mit einem Bildschirmleser gleich.
Wie weit wir mit dem Geld sind, gegen den Kostenvoranschlag
Der ganze Balken ist der genehmigte Kostenvoranschlag von CHF 4'860'000. Er bewegt sich, wenn Sie die Rechnung im vorherigen Menüpunkt freigeben.
Zurückbehalten ist Rückbehalt plus alles Beanstandete. Es ist verrechnete Arbeit, die noch nicht zahlbar ist; darum steht es zwischen bezahlt und noch nicht verrechnet.
Vergeben gegen Budget, je Gewerk
Der Balken ist die Vergabesumme des Gewerks, die senkrechte Marke sein Budget; ein Balken über seiner Marke ist ein Gewerk über Budget. Neun Gewerke sind vergeben; der Rest des Kostenvoranschlags ist noch nicht vergeben und hat keinen Balken.
Zwei Gewerke liegen über Budget, Elektroanlagen und Gipserarbeiten, und die übrigen Vergaben tragen sie: Vergeben sind CHF 4'313'400 gegenüber CHF 4'350'000 Budget für dieselben neun Gewerke, also die CHF 36'600 darunter, die die Tabelle zeigt. Die Reserve ist unberührt und mit keinem Gewerk verrechnet.
Was gemacht wurde, wann und von wem
Das Journal macht das Ganze belastbar, nicht nur schnell. Jeder Eintrag verweist auf die Datei in Ihrem eigenen Cloud-Ordner. Steht ein Name beim Eintrag, hat es eine Person gemacht.
- System hat Akontorechnung 4 des Fensterbauers aus dem Projektpostfach gelesen und unter Projekt / 04 Rechnungen / BKP 221 abgelegt.
- System hat sie gegen Werkvertrag, Zahlungsplan, Nachtragsliste und den letzten Baustellenrapport geprüft. Vier Befunde, einer davon positiv.
- System hat nachgefragt statt angenommen: Der Fortschritt von Position 221.3 liess sich mit keinem Baustellenrapport belegen, er ist darum beanstandet, nicht abgezogen.
- System hat den Vergleich von vier Offerten für BKP 221 abgeschlossen und die Klärungsliste je Unternehmer vorbereitet.
- Die Projektleiterin hat die Vergabeempfehlung für BKP 221 bestätigt und verlangt, die Lieferfrist mit Unternehmer D anzusprechen.